Карточка учета страховых взносов 2017 года оформляется на бланке, действующем с 2015 года. Бланк имеет характер рекомендательного, но ведение подобного документа является обязательным. В связи с этим правильность заполнения карточки и актуальность ее используемой формы немаловажны для всех плательщиков страховых взносов.

Зачем нужна карточка страховых взносов

В соответствии с п. 4 ст. 431 НК РФ плательщики страховых взносов должны учитывать процесс формирования базы по взносам и начисление самих взносов отдельно по каждому физлицу, которому выплачивается доход. Для этой цели служит такой документ, как карточка индивидуального учета страховых взносов.

Карточка содержит помесячную и сформированную нарастающим итогом в отношении каждого физлица информацию:

• о выплатах сотруднику;
• формировании базы по взносам;
• суммах начисленных взносов с их разбивкой по фондам и указанием расходов, сделанных за счет ФСС.

Карточка страховых взносов — 2017

Карточка страховых взносов в 2017 году имеет форму, введенную в применение совместным письмом от 09.12.2014 ПФ РФ № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380.

Карточка состоит из 3 разделов:

• 1-й раздел — информация о выплатах, формировании базы по взносам и суммах начисленных взносов для сотрудника, не работающего во вредных или опасных условиях.
• 2-й раздел — информация о выплатах, формировании базы по взносам и суммах начисленных взносов для сотрудника, работающего во вредных или опасных условиях, с разбивкой этих условий по уровню вредности (опасности).
• 3-й раздел — информация о выплатах сотруднику за счет ФСС.

Ответственность за некорректное заполнение карточки

Несмотря на то что форма карточки имеет рекомендательный характер, ее ведение обязательно. Отсутствие этого регистра или систематические ошибки при его заполнении будут сочтены грубыми нарушениями правил учета объектов налогообложения, ответственность за которые наступает по ст. 120 НК РФ.

Ответственность эта выражается в штрафах, которые составят:

• 10 000 или 30 000 руб. в зависимости от числа расчетных периодов, с которыми связана ошибка, не приведшая к занижению базы для расчета взносов;
• 20% от неуплаченных взносов, но не меньше 40 000 руб., если база для расчета взносов оказалась заниженной.

Итоги

Плательщики взносов обязаны вести персонифицированный учет начислений по страховым взносам. В качестве регистра для такого учета совместным письмом ПФР и ФСС рекомендована форма индивидуальной карточки. Отсутствие такого регистра или ошибки при его заполнении чреваты штрафами.

В свете последних налоговых потрясений, связанных с кампанией по сдаче отчетности по взносам за I квартал 2017 года, бухгалтерам было не до учетной политики. Однако, пока не слишком поздно, давайте вспомним про этот важнейший документ и поговорим о том, какие изменения нужно было внести в него по состоянию еще на 1 января 2017 г.

Что с суточными?

Если говорить о втором изменении, то это установление лимита по суточным, освобожденным от обложения взносами (700 руб. по территории России и 2500 руб. - при поездках за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ)). Понятно, что из-за внесения таких изменений организациям стало невыгодно выплачивать командированным работникам суточные в суммах, превышающих лимит.

В таком случае необходимо уменьшить размер суточных и обновить Положение о командировках. Для этого достаточно издать приказ руководителя организации (образец приведен ниже).

Также обращаю внимание, что в данной ситуации не требуется оповещение сотрудников, которые постоянно ездят в командировки, за два месяца. Ведь условия труда не изменяются.

Образец приказа можно скачать .

Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Но нигде не сказано, в каком регистре вести такой учет. Ясно лишь, что его нужно организовать отдельно по каждому «физику».

Если не вести учет, это опасно штрафом. Сумма зависит от численности «физиков». Штраф равен 200 руб. за каждый непредставленный регистр учета взносов (). Например, для компании с численностью 500 человек штраф составит 100 000 руб. (200 руб. × 500 чел.). Мы выяснили, как вести учет взносов, чтобы избежать этого штрафа.

По какой форме вести учет выплат и взносов

Компания вправе самостоятельно выбрать, в какой карточке вести учет начисленных выплат и страховых взносов. Это нам подтвердили в ФНС России. Раньше для учета страховых взносов фонды предлагали использовать карточку индивидуального учета. Ее бланк есть в к совместному письму ПФР № АД-30-26/16030 и ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.14.

Аналогичную карточку или другой регистр учета налоговики пока не утвердили. В ФНС России нам пояснили, что работодатели вправе разработать собственную форму. Чтобы ничего не изобретать, возьмите за основу тот регистр, в котором компания вела учет прежних страховых взносов. Если в прошлом году организация использовала рекомендованную карточку учета, в бланке достаточно:

Удалить ссылку на совместное письмо ПФР и ФСС РФ, в котором они привели рекомендованную форму, - на странице 1;
- указать новые названия страховых взносов вместо прежних сокращений - на странице 1 в преамбуле и основной таблице;
- заменить ссылки на аналогичными ссылками на Налоговый кодекс - на страницах 1 и 2.

Помимо этих изменений, компания вправе внести в бланк другие поправки. Например, указать предельную базу, выплаты сверх которой облагаются пенсионными взносами по пониженной ставке 10%. Эта база на 2017 год равна 876 000 руб. ().

Для взносов на соцстрахование предельная база ниже - 755 000 руб. в год. Но выплаты сверх этой суммы взносами в 2017 году не облагаются (). Поэтому предельную базу в карточке на этот год можно не указывать. По медстрахованию предельной базы вообще нет.

Образец карточки по новым страховым взносам мы привели ниже. Он подходит для тех компаний, которые не начисляют пенсионные взносы по дополнительным тарифам. Такие взносы платят работодатели, сотрудники которых работают во вредных или опасных условиях (). Если организация начисляет взносы по доптарифам, достаточно добавить в форму карточки отдельный лист для их учета.

Вести карточку на бумаге или в электронном виде

В Кодексе не указано, что работодатели обязаны вести учет взносов строго на бумаге. Не было такого требования и в . Значит, карточку по взносам можно вести в электронном виде, например, в бухгалтерской программе. Если в учетной программе этой формы нет, заполняйте ее в Excel. По окончании года распечатайте карточки по всем получателям доходов и заверьте подписью главного бухгалтера.

Если налоговики запросили карточки среди года, компания распечатает их дважды. Один раз - по требованию ревизоров, второй - по итогам года. Безопаснее сохранить оба варианта.

Округлять или нет взносы в карточке

Страховые взносы в карточке отражайте в рублях и копейках

По общему правилу сумму начисленного налога нужно округлить до полного рубля (). Но страховые взносы - это не налог. Они не названы в НК РФ, в которых перечислены все федеральные, региональные и местные налоги и сборы.

Страховые взносы имеют особый статус (). Для них предусмотрено особое правило - сумму взносов к уплате нужно определять в рублях и копейках (). Значит, в карточке учета взносов их нужно указывать тоже в рублях и копейках.

Добавлять ли в карточку взносы на травматизм

В карточке учета, которую рекомендовали фонды, не было взносов на травматизм. Причина - база по этим взносам отличалась от базы для начисления остальных страховых взносов. И до 2017 года, и теперь компания вправе дополнить бланк строками для расчета взносов на травматизм. Но может этого и не делать, а учитывать взносы на травматизм в отдельном регистре. Такой учет тоже обязана вести каждая организация ().

В рекомендованной карточке есть расходы за счет страхования от травматизма. Например, оплата больничного листа в связи с несчастным случаем на производстве. С 2017 года компания вправе выбирать: исключить такие расходы из бланка или оставить. Ведь взносы на травматизм и расходы за счет этого вида страхования остались под контролем ФСС РФ.

Как заполнять карточку по учету взносов

На каждого получателя выплат организация заполняет отдельную карточку по учету взносов (). Компания заводит карточки на один календарный год. По итогам каждого месяца она вносит в них сведения за этот месяц и подсчитывает суммы нарастающим итогом с начала года. Все показатели в карточках она указывает в рублях и копейках.

Остановимся на распространенных выплатах работникам, при отражении которых в карточке бухгалтеры нередко допускают ошибки.

Оплата больничного листа. Пособие по нетрудоспособности не облагается страховыми взносами (). Тем не менее в карточке учета взносов его нужно отразить в четырех строках:

Включить в общую сумму выплат работнику. Здесь компания ставит всю сумму пособия, включая оплату первых трех дней болезни за счет работодателя;
- указать в составе выплат, которые не облагаются взносами на основании пунктов и статьи 422 НК РФ. В этой строке организация тоже приводит всю сумму пособия;
- отразить как расходы на обязательное соцстрахование. Здесь компания указывает только ту часть пособия, которую ей возместят налоговики;
- расшифровать расходы на соцстрахование в карточке учета сумм страхового обеспечения (на отдельной странице). Помимо суммы возмещаемого пособия, организация также указывает количество календарных дней болезни, пособие за которые возместит инспекция.

Компания вправе добавить в карточку взносы на травматизм

ПРИМЕР 1.

В январе 2017 года ООО «Компания» начислило работнице пособие по нетрудоспособности за пять календарных дней в сумме 8000 руб., в том числе за счет работодателя - 4800 руб. Оплата в январе за фактически отработанное время - 30 000 руб. Организация не стала включать в карточку взносы на травматизм и убрала из нее расходы за счет этого вида страхования. Пенсионные взносы по дополнительным тарифам компания не начисляет, поэтому у нее карточка по учету взносов состоит из двух страниц.

Общая сумма выплат сотруднице за январь с учетом оплаты больничного листа равна 38 000 руб. (30 000 + 8000). Необлагаемые выплаты - 8000 руб. Образец заполнения карточки в январе мы привели выше.

Материальная помощь. Если сумма материальной помощи не превысила с начала года 4000 руб., выплата не облагается страховыми взносами (). Такую материальную помощь нужно отразить в карточке в двух строках:

Включить в общую сумму выплат работнику за месяц;
- указать в составе выплат, которые не облагаются взносами согласно пунктам и статьи 422 НК РФ.

Допустим, компания выплатила материальную помощь (10 000 руб.) или общая сумма помощи с начала года превысила необлагаемый лимит. На сумму свыше 4000 руб. организация начисляет взносы.

ПРИМЕР 2.

В феврале 2017 года ООО «Компания» выплатило сотруднице материальную помощь на покупку лекарств - 2000 руб. Для нее это первая материальная помощь от работодателя с начала 2017 года. Значит, вся сумма помощи освобождена от страховых взносов. Оклад работницы - 40 000 руб. в месяц, февраль она отработала полностью.

Общая сумма выплат за февраль с учетом материальной помощи равна 42 000 руб. (40 000 + 2000). Выплаты, которые освобождены от страховых взносов, - 2000 руб. В образце выше мы показали, как организация отразит материальную помощь в карточке учета взносов.

Карточки нужно вести отдельно по каждому сотруднику

Сверхнормативные суточные. С 2017 года при командировках по России суточные свыше 700 руб. в день облагаются страховыми взносами (). В загранпоездках необлагаемый лимит равен 2500 руб. в день. В карточке учета взносов компания отражает суточные так:

Включает всю сумму суточных в общие выплаты сотруднику за месяц;
- выделяет суточные в пределах лимита и указывает их в составе выплат, которые не облагаются взносами согласно пунктам и статьи 422 НК РФ.

ПРИМЕР 3.

Два дня в марте 2017 года работница была в командировке в г. Уфе. При поездках по России компания выплачивает суточные по 1200 руб. в день. Значит, с суммы сверх лимита - с 1000 руб. [(1200 руб. – 700 руб.) × 2 дн.] она обязана начислить взносы. Зарплата работницы за март - 45 000 руб. Общая сумма выплат за март с учетом суточных - 47 400 руб. (45 000 руб. + 1200 руб. × 2 дн.). Необлагаемые выплаты - 1400 руб. (700 руб. × 2 дн.). Заполнение карточки учета взносов за март смотрите в образце выше.

ФНС России утвердила новые формы, форматы и порядок заполнения документов, используемых при учете организаций и физлиц в качестве плательщиков страховых взносов (приказ ФНС России от 10 января 2017 г. № ММВ-7-14/4@ " ").

В частности, речь идет о следующих документах:

• заявление международной организации – плательщика страховых взносов о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе;
• заявление физлица о постановке на учет (снятии с учета) в качестве плательщика страховых взносов (в качестве медиатора);
• сообщение о наделении российской организации – плательщика страховых взносов обособленного подразделения, включая филиал и представительство, полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физлиц.

Напомним, что с 1 января 2017 г. налоговым органам переданы полномочия по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ " ").

В свою очередь плательщики страховых взносов обязаны сообщать в налоговый орган по месту нахождения российской организации – плательщика страховых взносов о наделении обособленного подразделения, созданного на территории России, полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физлиц в течение одного месяца со дня наделения его соответствующими полномочиями ().

При этом постановка на учет в налоговом органе международной организации, признаваемой плательщиком страховых взносов, осуществляется на основании заявления данной организации о постановке на учет в качестве плательщика страховых взносов ().

Кроме того, постановка на учет физлица в качестве плательщика страховых взносов осуществляется налоговым органом по месту его жительства (месту пребывания – при отсутствии у физлица места жительства на территории России) на основании заявления этого физлица о постановке на учет в качестве плательщика страховых взносов, представляемого в любой налоговый орган по своему выбору ().

Все перечисленные документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, либо направлены по почте заказным письмом, а также переданы в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика. В последнем случае документы должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью заявителя или его представителя ( , ).

Новые формы документов учета плательщиков страховых взносов размещены на нашем портале в разделе " ".

Бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов (2016–2017 гг.)

Бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов (2016–2017 гг.)

Источник/официальный документ: приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г
Способ сдачи: бумажно или электронно
Штраф за несвоевременную сдачу: 200 руб. за каждого работника

Название документа: Карточка индивиуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
Формат: xls
Размер: 134 кб

С 01.01.2017 г. выплаты в ПФР, ПСС и ФОМС администрирует Налоговая служба России. В НК РФ появилась специальная глава № 34, посвященная страховым взносам. Нововведение отменило действующий ранее ФЗ № 212. Необходимо ли предприятиям осуществлять контроль выплат в форме Карточки персонального учета в 2017 г.?

Карточка индивидуального учета сумм выплат и страховых взносов: что это такое

В 2016 г. ФЗ № 212 от 24.07.2009 г. гласил, что учет страховых и социальных взносов за работника обязателен на предприятии. С 01.01.2017 г. выплаты регулируются на основании гл. 34 НК РФ. Статья п. 4 ст. 431 Кодекса практически полностью повторяет ст.ст. 15, 28 ФЗ № 212. Соответственно, обязанность работодателя вести учет по каждому сотруднику не отменена.

Для упрощения учета ФСС и ПРФ России рекомендовали бланк карточки как приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г. Это не обязательная форма : предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности, например, вредного производства или наличия сотрудников-чернобыльцев.

После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.

Кто и в каких случаях сдает Карточку

Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.

Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.

В отличие от других форм страховой отчетности ( , ), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.

Предоставление карточки

Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.

Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости - при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.

Штраф за несвоевременную сдачу

Непредоставление карточки по требованию проверяющих органов будет расцениваться как неведение учета страховых и иных выплат и взносов. Это грозит работодателю налоговой ответственностью по п. 1 ст. 126 НК РФ: штрафом в размере 200 руб. за каждого работника. Так, предприятие со штатом в 40 человек заплатит 200*40 = 8000 (руб.).