آیا باید هر سال سفارشات جدیدی ایجاد کنم؟ اعتبار سفارشات برای فعالیت اصلی. ساعت کاری شرکت

عصر بخیر. لطفاً به من بگویید چه سفارش هایی برای به روز رسانی در ابتدای سال تقویمی لازم است

پاسخ

به سوال پاسخ بدهید:مطابق با فهرست اسناد بایگانی استاندارد مدیریتی تولید شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، دوره های ذخیره سازی، دوره های نگهداری اسناد بر روی کاغذ و رسانه های الکترونیکی را نشان می دهد که محاسبه آن از اول ژانویه سال بعد از سال انقضا آنها ساخته شده است. همچنین لازم به ذکر است که قانون کار الزامی برای به روز رسانی هر گونه سفارش در ابتدای سال تقویمی ندارد. این الزام در مورد احکام انتصاب افراد مسئول نیز اعمال می شود. شخص مسئول این وظایف را تا زمان لغو دستور مربوطه یا خاتمه رابطه کاری انجام می دهد (ماده قانون کار فدراسیون روسیه). بنابراین با توجه به شروع سال تقویمی نیازی به صدور مجدد سفارش به صورت سالیانه نیست.

جزئیات بیشتر در مواد سیستم:

نحوه نگهداری اسناد در بخش پرسنل

مدارک مورد نیاز برای نگهداری

این قانون همه کارفرمایان را موظف می کند که ذخیره سازی را که در جریان فعالیت آنها شکل می گیرد (). بخش پرسنل یک سازمان معمولاً مسئول نگهداری سوابق پرسنل است.

دوره های نگهداری اسناد

مهلت نگهداری اسناد در مورد پرسنل در مصوبه ذکر شده است. شروع دوره نگهداری اسناد از اول ژانویه سال بعد از سالی است که در آن تنظیم شده است (فهرست تایید شده).

بنابراین، احکام استخدام، انتقال، اخراج و سایر احکام پرسنل باید حداقل 75 سال نگه داشته شوند. یک استثنا از این قاعده، دستورات مربوط به اعطای تعطیلات، ارسال به سفرهای کاری در قلمرو روسیه (و همچنین سایر اسناد در سفرهای کاری: تکالیف، گزارش ها و غیره) و همچنین سفارشات برای جمع آوری است. آنها فقط به مدت پنج سال باید نگهداری شوند.

قراردادهای کاری، کارت های شخصی و پرونده های شخصی کارکنان نیز باید به مدت 75 سال و پرونده های شخصی مدیران - به طور دائم نگهداری شود. همچنین حفظ لیست کارکنان همیشه ضروری است.

مواد گواهی محل کار باید به مدت 45 سال و برای شرایط کاری دشوار، مضر یا خطرناک - 75 سال نگهداری شود.

قوانین برنامه کاری را حتی پس از جایگزینی آنها با موارد جدید حفظ کنید. ماندگاری یک سال است. یک دوره ذخیره سازی یک ساله نیز برای برنامه های تعطیلات تعیین شده است.

دوره ای که طی آن لازم است اسنادی مبنی بر اینکه کارمند تحصیلات را با هزینه سازمان دریافت کرده است، به دلیل الزامات قانون مالیات است. واقعیت این است که ماده 264 قانون مالیات فدراسیون روسیه مقرر می دارد که برای حذف این هزینه ها به عنوان کاهش سود مشمول مالیات ، یک سازمان باید کلیه اسناد تأیید کننده آموزش (توافق نامه با یک موسسه آموزشی ، دستور یک مدیر برای اعزام کارمند به آموزش، ارائه خدمات، مدرک دیپلم، گواهینامه، گواهینامه و غیره). مدت نگهداری آنها با مدت قرارداد آموزشی و یک سال کار کارمند محدود می شود، اما کمتر از چهار سال نیست.

نینا کوویازینا
معاون اداره آموزش و منابع انسانی وزارت بهداشت روسیه

وضعیت: آیا صدور مجدد سالیانه دستور انتصاب یک مسئول برای نگهداری دفترچه کار ضروری است؟

نه، نیازی نیست

قانون کار برای انتصاب فردی که مسئول نگهداری دفترچه های کار است، تجدید نظر سالانه را پیش بینی نمی کند. شخص مسئول این وظایف را تا زمان لغو دستور مربوطه یا خاتمه رابطه کاری انجام می دهد (ماده قانون کار فدراسیون روسیه).

بنابراین نیازی به صدور مجدد سالانه حکم برای تعیین مسئول نگهداری دفترچه کار نیست.

ایوان شکلوتس
معاون خدمات فدرال کار و اشتغال

مهمترین تغییرات بهار امسال!

• 
  تغییرات مهمی در کار افسران پرسنل ایجاد شده است که باید در سال 2019 مورد توجه قرار گیرد. در قالب بازی بررسی کنید که آیا تمام نوآوری ها را در نظر گرفته اید یا خیر. تمام کارها را حل کنید و از سردبیران مجله Kadrovoe Delo یک هدیه مفید دریافت کنید.
• 
  مقاله را بخوانید: چرا یک افسر پرسنل باید حسابداری را بررسی کند، آیا باید گزارش های جدید در ژانویه ارائه کند و چه کدی را برای برگه زمانی سال 2019 تأیید کند.
• 
  سردبیران مجله Kadrovoe Delo متوجه شدند که کدام عادات افسران پرسنل زمان زیادی می برد، اما تقریباً بی فایده است. و برخی از آنها حتی ممکن است باعث سردرگمی بازرس GIT شود.
• 
  بازرسان GIT و Roskomnadzor به ما گفتند که چه مدارکی هرگز نباید از تازه واردان هنگام درخواست شغل مورد نیاز باشد. احتمالاً مقالاتی از این لیست دارید. ما فهرست کاملی را گردآوری کرده‌ایم و جایگزینی مطمئن برای هر سند ممنوعه انتخاب کرده‌ایم.
• 
  اگر حقوق مرخصی را یک روز دیرتر از موعد مقرر پرداخت کنید، شرکت 50000 روبل جریمه می شود. مدت اخطار کاهش را حداقل یک روز کاهش دهید - دادگاه کارمند را در محل کار بازگرداند. ما رویه دادگاه را مطالعه کرده ایم و توصیه های ایمن را برای شما آماده کرده ایم.

این قانون الزامی برای صدور مجدد سالانه هیچ گونه دستور، دستورالعمل، مقررات مربوط به حمایت از کار ندارد. هیچ دوره ای برای انتشار چنین اسنادی توسط قانون پیش بینی نشده است.

دستورات، دستورالعمل ها، مقررات مربوط به حمایت از کار (در مورد ایجاد کمیسیونی برای آزمایش دانش در مورد الزامات حفاظت از کار، در مورد انتصاب افراد مسئول، در مورد تصویب برنامه ها، دستورالعمل ها، اقدامات محلی و غیره) می تواند در صورت لزوم مجدداً صادر شود. بسته به شرایط خاص

به عنوان مثال، از 18 مارس 2018، رانندگان هنگام توقف در خارج از شهرک ها، استفاده از لباس های بازتابنده را شروع می کنند (فرمان دولت فدراسیون روسیه، 12 دسامبر 2017، شماره 1524 در مورد اصلاحات در قوانین راه فدراسیون روسیه).

از 12 ژوئن 2018، کارفرمایان به طور مستقل شروع به انتخاب محل تعیین هنجارهای فلاشینگ برای کارمندان - در قراردادهای کار یا اقدامات محلی خواهند کرد (دستورالعمل وزارت کار روسیه مورخ 23 نوامبر 2017 شماره 805n).

برای جزئیات بیشتر به منطق مراجعه کنید.

به ادامه مطلب مراجعه کنید:

1. نحوه تنظیم دستورالعمل در مورد حمایت از کار

2. نحوه ایجاد سرویس حمایت از نیروی کار در سازمان

3. نحوه صدور و حسابداری صدور لباس کار برای کارکنان

4. نحوه انجام ارزیابی ویژه از شرایط کار

بنیاد و پایه

چه اسناد محلی در مورد حمایت از کار باید در شرکت باشد

برای سازماندهی خدمات حفاظت از کار چه اسنادی باید صادر شود

چه اسنادی برای سازمان خدمات حفاظت از کار صادر شود

برای سازماندهی خدمات حفاظت از کار، موضوع:

 دستور انتصاب یک متخصص حفاظت از کار، در صورتی که کار حفاظت از کار توسط یک متخصص تمام وقت انجام شود.

 مقررات مربوط به خدمات حفاظت از کار، در صورتی که یک واحد ساختاری جداگانه ایجاد شده باشد.

 یک توافق نامه، در صورتی که یک سازمان معتبر شخص ثالث یا متخصصی که خدماتی را در زمینه حمایت از کار ارائه می دهد، مشارکت داشته باشد.

چه مدارکی برای آموزش کارکنان شرکت صادر کنیم

چه اسنادی در مورد آموزش حفاظت از کار در شرکت تهیه می شود

برای انجام جلسات توجیهی و آموزشی ایمنی، دستورالعمل‌های ایمنی، برنامه‌های توجیهی و برنامه‌های آموزشی ایمنی را توسعه و تأیید کنید.

علاوه بر این، یک برنامه آموزشی برای کارکنان سازمان در ارائه کمک های اولیه به قربانیان در محل کار ایجاد کنید.

اگر شرکت کارکنان را از توجیه اولیه در محل کار معاف کند، مدیر لیست مشاغل و موقعیت های این کارمندان را تأیید می کند.

چه مدارکی برای معاینات پزشکی صادر کنیم

چه اسنادی برای معاینات پزشکی در شرکت تهیه می شود

قبل از معاینه پزشکی به کارگران ارجاع دهید. صدور ارجاعات را در دفتر ثبت ارجاع برای معاینه پزشکی اولیه ثبت کنید.

برای معاینه پزشکی دوره ای، فهرستی از کارمندان مشمول معاینات پزشکی دوره ای و بر اساس آن - لیستی از اسامی افراد مشمول معاینات پزشکی دوره ای تهیه کنید.

برای انجام معاینات پزشکی قبل از سفر، مقررات مربوط به سازماندهی معاینات پزشکی قبل از سفر رانندگان وسایل نقلیه موتوری را تنظیم کنید.

ثبت واقعيت معاينات پزشكي در رجيستر معاينات پزشكي قبل از سفر، قبل از شيفت، ثبت معاينات پزشكي بعد از سفر، پس از نوبت كار.

چه مدارکی در هنگام صدور وعده های غذایی پیشگیرانه رایگان برای کارکنان صادر شود

چه اسنادی در هنگام صدور تغذیه پیشگیرانه رایگان در شرکت صادر می شود

لیست مشاغل و مشاغل کارکنانی را که تحت شرایط کاری به آنها تغذیه پیشگیرانه رایگان (شیر، آب میوه و غیره) داده می شود، تأیید کنید.

اگر کارمندی درخواستی مبنی بر جایگزینی شیر با غرامت نقدی دریافت کرد، دستور جایگزینی توزیع شیر با غرامت نقدی را صادر کنید.

در هنگام صدور مواد فلاشینگ و خنثی کننده چه مدارکی صادر شود

چه اسنادی در هنگام صدور عوامل فلاشینگ و خنثی کننده در شرکت صادر می شود

تائید لیست مشاغل و لیست مستخدمین نیازمند صدور مواد فلاش و خنثی کننده.

صدور دستورات:

 در تصویب هنجارهای توزیع رایگان مواد پاک کننده و خنثی کننده به کارکنان.

 سازماندهی توزیع رایگان مواد فلاشینگ و خنثی کننده به کارکنان.

صدور عوامل فلاشینگ و خنثی کننده برای کارکنان را در کارت سوابق شخصی برای صدور عوامل فلاشینگ و (یا) خنثی کننده ثبت کنید.

هنگام صدور تجهیزات حفاظت فردی برای کارکنان چه مدارکی صادر کنیم

چه اسنادی در هنگام صدور تجهیزات حفاظت فردی در شرکت صادر می شود

آئین نامه ای در مورد تأمین تجهیزات حفاظت فردی کارکنان تهیه کنید و فهرستی از مشاغل و موقعیت هایی را که برای آنها لباس های رایگان، کفش ایمنی و سایر تجهیزات حفاظت فردی (از این پس PPE نامیده می شود) صادر می شود.

پس از خرید PPE، کپی های تایید شده گواهی ها و اعلامیه های انطباق PPE را در شرکت نگهداری کنید.

صدور PPE برای کارکنان به منظور تصویب هنجارهای صدور رایگان روپوش، کفش ایمنی و سایر تجهیزات حفاظت فردی و ثبت واقعیت صدور در کارت شخصی برای صدور تجهیزات حفاظت فردی.

چه مدارکی برای ارزیابی ویژه شرایط کار صادر کنیم

چه مدارکی برای ارزیابی ویژه صادر می شود

برای انجام یک ارزیابی ویژه از شرایط کار (از این پس به عنوان SOUT نامیده می شود)، به دستور:

 ترکیب کمیسیون برای اجرای SATS.

 برنامه SOUT.

فهرستی از مشاغل برای ارزیابی تهیه کنید.

گزارش نتایج SOUT را امضا کنید.

در صورت عدم شناسایی عوامل تولید مضر یا خطرناک در محل کار و ایجاد شرایط قابل قبول و بهینه کار، اظهارنامه را به بازرسی کار ارائه دهید. توصیه را برای جزئیات بخوانید.

هنگام انجام اقدامات حفاظت از کار چه اسنادی باید صادر شود

چه اسنادی هنگام برنامه ریزی اقدامات حفاظت از کار تهیه می شود

صدور دستور تهیه برنامه اقدام برای بهبود شرایط کار و حمایت از کار و تصویب برنامه اقدام برای بهبود شرایط کار و حمایت از کار.

برنامه اقدام برای حمایت از نیروی کار با دستور تصویب می شود.

اگر نمی دانیم چه نوع کار اداری و سیاست داخلی سازمان دارید، چگونه می توانیم راهنمایی کنیم که چه نوع سفارشات باید باشد. خب من میگم کتابهای مربوط به کار اداری رو بخونید میخوام توجه مدیر رو به این پیام جلب کنم چون: یه اعلان داره ارسال میشه... خیلی سرزنش شدم و اغلب حسودی کردم. ترسناک نیست، اگر سرزنش کنند، پس زنده است. و فقط غیر موجودات افراد حسود ندارند. داشتن اولی بهتر از دومی بودن است. من می خواهم توجه ناظم را به این پیام جلب کنم، زیرا: یک اعلان ارسال می شود ... Illusion Russia, Norilsk #6 26 آوریل 2012، 7:36 صبح نقل قول: می گویم کتاب ها را روی کاغذ بخوانید، Darina درست است. به نظر من آلنا رویکرد خود را به پرونده از سمت اشتباه آغاز کرد. من می خواهم توجه یک مدیر را به این پیام جلب کنم زیرا: یک اعلان در حال ارسال است...

به روز رسانی سفارشات برای شرکت در سال جدید

انجمن منابع انسانی مرجع به طرز شگفت انگیزی بزرگ. مدیریت سوابق منابع انسانی » مدیریت سوابق منابع انسانی به انجمن متخصصان حرفه ای منابع انسانی و مبتدیان در HR خوش آمدید، همکاران گرامی! در حال حاضر بیش از 250000 پیام در انجمن ما وجود دارد، بیش از 26000 موضوع، و مهمتر از همه، ما همیشه یک تیم عالی و روحیه کمک متقابل داریم.

توجه

درخواست برای تازه واردان، لطفا از جستجو در انجمن استفاده کنید! اکثر سوالات قبلاً پاسخ داده شده است. لطفا متقابلا مودب باشید انجمن ما برای ارتباط حرفه ای دلپذیر، همکاری و کمک متقابل است.

و لطفاً پیوندهای فعال به منابع دیگر را در انجمن نگذارید - این باعث کاهش رتبه سایت ما در موتورهای جستجوی Yandex و غیره می شود. همچنین برای شما یک چت افسران پرسنل است لغو اشتراک پیام های انجمن نظر مدیریت انجمن ممکن است با نظر شرکت کنندگان در انجمن منطبق نباشد.

چه سفارش هایی باید در ابتدای سال به روز شوند؟

من می خواهم توجه ناظم را به این پیام جلب کنم زیرا: یک اعلان در حال ارسال است... آلنا روسیه، نووسیبیرسک #7، 26 آوریل 2012، ساعت 8:12 صبح با عرض پوزش.
سازمان - خرید و فروش می شود. همچنین خدمات برای تحویل آنچه می فروشد.

مهم

در کتاب های درسی فقط کلمات رایج را پیدا کردم، آنچه در مقالات معمولی وجود دارد. میشه بگی باهوش؟ من می خواهم توجه یک مدیر را به این پیام جلب کنم زیرا: یک اعلان در حال ارسال است...

ماریا روسیه، مسکو #8، 4 مارس 2015، ساعت 10:42 دیروز اینترنت را جستجو کردم، خودم به دنبال آن بودم. لیست حاصل به شرح زیر است: 1. در مورد انتصاب مدیر کل 2.

در مورد تصویب جدول کارکنان 3. در تصویب آیین نامه داخلی کار 4. در تصویب آیین نامه اطلاعات شخصی کارکنان 5.
در تصویب آیین نامه مزد6. در مورد تصویب سیاست حسابداری - ص.

ورود

نینا کویازینا معاون مدیر بخش آموزش و منابع انسانی وزارت بهداشت روسیه

1. وضعیت: آیا صدور مجدد سالیانه دستور انتصاب یک مسئول برای نگهداری دفترچه کار ضروری است؟

نه، نیازی نیست قانون کار صدور مجدد سالانه حکم برای انتصاب یک مسئول برای نگهداری دفترچه های کار را پیش بینی نمی کند.
شخص مسئول این وظایف را تا زمان لغو دستور مربوطه یا خاتمه رابطه کاری انجام می دهد (ماده 8، 57، 72 قانون کار فدراسیون روسیه). بنابراین نیازی به صدور مجدد سالانه حکم برای تعیین مسئول نگهداری دفترچه کار نیست.

چه سفارش هایی باید در سال جدید به روز شوند؟

شروع دوره نگهداری اسناد از اول ژانویه سال بعد از سال تهیه آنها است (بند 4، بند 1.4 فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 تأیید شده است. ). بنابراین، احکام استخدام، انتقال، اخراج و سایر احکام پرسنل باید حداقل 75 سال نگه داشته شوند.

اطلاعات

یک استثنا از این قاعده، دستورات مربوط به اعطای تعطیلات، ارسال به سفرهای کاری در قلمرو روسیه (و همچنین سایر اسناد در سفرهای کاری: تکالیف، گزارش ها و غیره) و همچنین سفارشات برای جمع آوری است. آنها فقط به مدت پنج سال باید نگهداری شوند. قراردادهای کاری، کارت های شخصی و پرونده های شخصی کارکنان نیز باید به مدت 75 سال و پرونده های شخصی مدیران - به طور دائم نگهداری شود.

همچنین حفظ لیست کارکنان همیشه ضروری است. مواد گواهی محل کار باید به مدت 45 سال و برای شرایط کاری دشوار، مضر یا خطرناک - 75 سال نگهداری شود.

چه سفارش هایی در ابتدای سال نیاز به صدور مجدد دارند؟؟؟؟

برای مثال:

• "در مورد تصویب جدول کارکنان"
• "در مورد تصویب برنامه مرخصی سالانه"؛
• "در مورد تصویب شرایط پرداخت دستمزد"؛
• "در مورد پاداش کارکنان"؛
• "در مورد نحوه پرداخت کمک های مالی."

هنگامی که واحدهای جدید به کارکنان شرکت معرفی می شوند یا برعکس، مشاغل کاهش می یابد، به روز رسانی سالانه جدول کارکنان مورد نیاز است. البته ممکن است در اواسط سال این اتفاق بیفتد. در این مورد، دستور جداگانه ای به نام "در مورد اصلاحات جدول کارکنان" تنظیم می شود. تمام تغییراتی که در طول سال رخ داده است باید هنگام تنظیم جدول کارکنان برای سال آینده در نظر گرفته شود.

به روز رسانی اسناد در ابتدای سال

اعلان در حال ارسال است... آلنا روسیه، نووسیبیرسک #3 26 آوریل 2012، 7:15 من در مورد سفارشات برای سازماندهی یک شرکت صحبت می کنم. این چیزی است که من کشف کردم: یک دستور برای تصویب سیاست حسابداری یک دستور شماره گذاری (فاکتورها، صورتحساب ها، بارنامه ها، دستورات پرسنل، وکالتنامه ها، و غیره) یک دستور برای انتصاب یک فرد مسئول برای مدیریت مدیریت سوابق پرسنل، یک دستور در مورد یک برنامه تعطیلات (به علاوه خود برنامه) سفارش در مورد نگهداری دفترچه های کار؛ سفارش روی میز کارمندان (به علاوه خود پرسنل) گزارش دستورالعمل (مورد نیاز بر اساس بخش 10 قانون کار) برگه زمانی؛ سفارش حسابداران؛ همچنین نوع از واجب) چه چیز دیگری را فراموش کردید؟………..

لیست سفارشات مورد نیاز در هر سازمان

سفارش پاداش (به تاریخ پایان ماه؟) - دستور BSO (در ابتدای فعالیت، بعداً هنگام تغییر اعضای کمیسیون) - دستور استخدام (در ابتدای فعالیت، در صورت وجود کارمندان تمام وقت) ، بعداً وقتی پرسنل تغییر می کند) می توان نرخ تعرفه را نیز نوشت ، در صورت تغییر نرخ سفارش را مجدد صادر می کنیم - سفارش تفاوت نرخ ارز ، در صورت کار با ارز (ماهانه یا در پایان سال) چه تاریخی؟) - دستور تعیین کمیسیون برای دارایی های ثابت و مواد بیشتر در صورت تغییر ترکیب کمیسیون) - دستور انجام موجودی (در صورت وجود کالاها، مواد، دارایی های ثابت در ترازنامه قبل از تنظیم). گزارش های سالانه، چه زمانی صحیح تر است؟) - دستوری برای انتصاب فردی مسئول نگهداری کتاب نظرات و پیشنهادات (هنگام ایجاد یک شرکت، بعداً هنگام تغییر مسئول).
موجودی سوخت و روان کننده ها، به عنوان یک قاعده، به صورت ماهانه یا سه ماهه، موجودی دارایی های ثابت یک بار در سال انجام می شود. کلیه سفارشات فوق مشروط به ثبت سالیانه می باشد.

وظیفه منشی سازماندهی کنترل بر گردآوری آنها است، گاهی اوقات - متن آنها را در رایانه شخصی تایپ می کند، آن را برای امضا به رئیس منتقل می کند و آن را بین واحدهای ساختاری که فعالیت های آنها توسط این یا آن سند تنظیم می شود، توزیع می کند. مواد را توصیه کنید

آیا نیازی به تجدید سالانه سفارشات برای شرکت برای حفاظت از کار و ایمنی آتش سوزی وجود دارد؟

پاسخ

به سوال پاسخ بدهید:

اگر سفارشات ارتباط خود را از دست نداده باشند، نیازی به صدور مجدد ندارند.

کارفرما ملزم به صدور مجدد اسناد حمایت از کار در هر سال نیست. او به طور مستقل روشی را برای توسعه، تأیید، تأیید و بازنگری اسناد سیستم مدیریت حفاظت از کار، شرایط ذخیره آنها ( ) ایجاد می کند. Rostrud ( ) به همان موقعیت می چسبد.

بنابراین، هیچ قانون هنجاری وجود ندارد که الزامی برای به روز رسانی دستورات حمایت از کار با فرکانس خاصی را تجویز کند. در صورتی که شرایط یا مقاماتی که در دستور ذکر شده تغییر کرده باشد، اسناد نظارتی که در دستور است تغییر کرده باشد، باید دستور به روز شود.

همچنین اگر دوره بررسی برنامه ریزی شده تعیین شده توسط قانون منقضی شده باشد، سند را تجدید نظر کنید. به عنوان مثال، دستورالعمل های حفاظت از کار حداقل هر پنج سال یک بار بررسی می شود ( ).

جزئیات در مواد پرسنل سیستم:

پاسخ:نحوه انتقال کارمند به شغل دائمی در همان سازمان

آیا در صورت انتقال کارمند به سمت دیگری، صدور مجدد دستور انتصاب شخص مسئول ضروری است. به عنوان مثال، دستور تعیین یک مسئول برای حفاظت از کار، ایمنی آتش و غیره.

بله، برای جلوگیری از سوء تفاهم و اختلاف، چنین دستوری در صورتی که نشان دهنده سمت کارمند مسئول باشد و نه فقط نام کامل وی، باید مجدداً صادر شود.

اگر سند دیگر مرتبط نیست یا دوره بررسی برنامه ریزی شده تعیین شده توسط قانون منقضی شده است، آن را تجدید نظر کنید. به عنوان مثال، دستورالعمل های حفاظت از کار حداقل هر پنج سال یک بار بررسی می شود ( ).

توجه:اسناد کنترلی و حسابداری سیستم مدیریت حفاظت از کار قابل تجدید نظر نیست، از جمله:

الف) اعمال و سایر سوابق داده ناشی از اجرای OSMS؛

ب) ثبت و ثبت اطلاعات مربوط به حوادث، سوانح، بیماری های شغلی.

ج) سوابق داده ها در مورد تأثیر عوامل مضر (خطرناک) محیط تولید و فرآیند کار بر کارکنان و نظارت بر شرایط کار و وضعیت سلامت کارکنان.

د) نتایج نظارت بر عملکرد OSMS.

این نتیجه از دستور وزارت کار 19 اوت 2016 شماره 438n.

مشاوره:برای اینکه مهلت بررسی یک سند خاص را از دست ندهید:

1. فهرستی از اقدامات محلی در مورد حمایت از کار سازمان تهیه کنید.

2. دستور در مورد سازمان:

 لیستی از اقدامات محلی در مورد حمایت از کار سازمان را توسط کارفرما تأیید کنید.

 برای هر سند، دوره بازنگری برنامه ریزی شده و دوره ذخیره سازی اسناد را تعیین کنید.

 یک نفر را برای بررسی هر سند تعیین کنید.

3. تغییراتی در سند ایجاد کنید.

4. صدور دستور بررسی و اجرای سند(های) اصلاح شده.

الکسی ریازانتسف

رئیس اداره کنترل تولید و حفاظت نیروی کار شعبه "کوادرا - تولید برق"

با احترام و آرزوی کار راحت، یانا دمیدویچ،

پرسنل متخصص سیستم ها

با قضاوت بر اساس تعداد سؤالات دریافتی، موضوع سفارشات در سازمان واقعاً پایان ناپذیر است. در این مقاله سه نوع سفارش را در نظر خواهیم گرفت: برای فعالیت های اصلی، اداری و اقتصادی و برای پرسنل. بیایید تفاوت های بین آنها را تعریف کنیم و مواردی را تجزیه و تحلیل کنیم که در آن چند عبارت نادرست فرموله شده می تواند یک نوع نظم را به دیگری تبدیل کند.

سه نوع سفارش

فرهنگ لغت ما

سفارش- یک قانون قانونی که توسط رئیس سازمان، به تنهایی اقدام می کند، به منظور تنظیم فعالیت های سازمان.

شاید از بین تمام اسناد اداری ممکن سازمان، از دستور بیشتر استفاده شود. بیشتر تصمیمات مدیر توسط او گرفته می شود.

سفارشات تنها در یک سند نظارتی در مورد کار اداری به سه نوع تقسیم می شوند - در فهرست اسناد بایگانی معمولی مدیریتی تولید شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، با نشان دادن دوره های ذخیره سازی (مصوب به دستور وزارت). فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558، در اصلاحیه در 16 فوریه 2016، از این پس - فهرست 2010). ما انواع سفارشات را با دوره ذخیره سازی فهرست می کنیم (جدول):

جدول

انواع سفارشات با دوره نگهداری طبق فهرست 2010

نوع سفارش	ماندگاری	توجه داشته باشید
بر اساس فعالیت اصلی (هسته ای).	مدام	برای سازمان هایی که منابع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) نیستند، مدت نگهداری اسناد "به طور دائم" نمی تواند کمتر از 10 سال باشد. این با پاورقی ستون 3 فهرست 2010 نشان داده شده است
توسط پرسنل	75 سال اگر سفارش قبل از سال 2003 ایجاد شده باشد.	5 سال برای سفارشات: درباره مجازات های انضباطی؛ تعطیلات با حقوق سالانه؛ درباره تعطیلات در ارتباط با آموزش؛ درباره شیفت ها؛ سفرهای کاری کوتاه مدت داخلی و خارجی
برای مسائل اداری و اقتصادی

توصیه نمی شود از شرایط نگهداری مدارک تعیین شده توسط لیست 2010 غافل شوید. مطابق با تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 21 فوریه 2012 شماره 14589/11، آنها برای همه سازمان ها اجباری هستند.

سفارش = سفارش؟

وضع- 1) یک عمل قانونی که صرفاً توسط رئیس یک مقام عمومی ، سازمان به منظور حل مسائل عملیاتی صادر می شود.

«مسائل عملیاتی» چیست در جایی مشخص نشده است. مطابق با فهرست 2010، سفارش برای دوره های مشابه سفارش ها ذخیره می شود و به انواع مشابه تقسیم می شود. در عمل در برخی از سازمان ها تنها تصمیمات مدیر با دستور صادر می شود و نه با دستور. این قابل قبول است.

جزئیات سفارش

مطابق با GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به مدارک، صرف نظر از نوع، سفارش باید حاوی مجموعه ای از جزئیات اجباری باشد.

علامت آشنایی با سند طبق GOST الزامی نیست ، اما باید در سفارشات پرسنل تهیه شود. کارمند در زمینه ای که مخصوص این کار تعیین شده است امضا می کند:

یا با دست علامت بزنید:

گزینه طراحی دوم رایج تر است، زیرا اثبات آشنایی در نظر گرفته می شود.

اگر سازمان دارای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باشد، کارکنان با دستورات فعالیت اصلی و AHD در مقابل امضا آشنا نیستند.

پذیرش یک کار به طور خودکار به معنای آشنایی با آن است.

در مورد طراحی و ساختار متن، به دلیل نوع سفارش ایجاد شده تفاوت هایی وجود دارد.

سفارشات برای فعالیت های اصلی

دستورات فعالیت های اصلی برای تنظیم فعالیت های اصلی سازمان طراحی شده اند. دوره نگهداری آنها برای سازمان هایی که منابع کسب آرشیو دولتی نیستند، "دائمی" یا حداقل 10 سال است.

فهرست کردن ترکیب خاص سفارشات برای فعالیت اصلی غیرممکن است: این به محدوده سازمان بستگی دارد. با این حال، می توان دسته هایی از سفارشات را که شاید در هر سازمانی یافت می شود، جدا کرد. بیایید دسته بندی ها را فهرست کنیم و مثال هایی از سرفصل های سفارش ارائه دهیم.

تصویب، اجرا، تغییر مقررات محلی:

- "در مورد تصویب دستورالعمل برای کارهای اداری"؛

- "در مورد تصویب نامگذاری پرونده ها برای سال 2018"؛

- «در مورد اصلاحات آیین نامه داخلی کار».

ایجاد، سازماندهی مجدد، انحلال و تنظیم فعالیت های ساختاری، بخش های جداگانه سازمان:

- "در مورد ایجاد دفتر"؛

- در مورد انحلال شعب "غربی" و "جنوب" و ایجاد منطقه کلان "جنوب غرب"؛

- «در مورد تصویب آیین نامه بایگانی».

انجام فعالیت هایی برای رفع مشکلات تولید:

- "در مورد انجام ممیزی از کارهای اداری"؛

- "در مورد بررسی ارزش اسناد"؛

- «در مورد تصویب جدول زمانبندی پذیرش و انتقال اسناد به بایگانی».

حل مسائل عملیاتی مرتبط با مشخصات فعالیت واحدهای ساختاری:

- "در روز حمایت از کار"؛

- «در مورد دسترسی وسایل نقلیه به انبار».

و البته دستور فعالیت اصلی دارای ویژگی های متمایز سفارشات برای پرسنل و مسائل اداری و اقتصادی نیست که بعداً در مورد آنها صحبت خواهیم کرد.

سفارشات روی پرسنل

تشخیص سفارشات توسط پرسنل در میان دیگران بسیار آسان است. تعریف این مفهوم در هنر موجود است. 3 قانون فدرال شماره 125-FZ:

سفارشات پرسنل شامل:

ترتیب پذیرش به کار؛

فسخ قرارداد کار (اخراج)؛

اعطای مرخصی؛

تعیین وظایف؛

جوایز؛

ترجمه؛

مقصد سفر کاری و غیره

فرم‌های یکپارچه سفارشات (دستورالعمل‌ها) برای پرسنل که سال‌هاست با موفقیت مورد استفاده قرار گرفته‌اند، به شرح زیر است:

در مورد استخدام کارمند - فرم شماره T-1.

استخدام کارکنان - فرم شماره T-1a;

انتقال کارمند به شغل دیگر - فرم شماره T-5.

انتقال کارمندان به شغل دیگر - فرم شماره T-5a.

اعطای مرخصی به کارمند - فرم شماره T-6 (مثال 1).

اعطای مرخصی به کارمندان - فرم شماره T-6a;

خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج) - فرم شماره T-8؛

خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمندان (اخراج) - فرم شماره T-8a.

اعزام کارمند به سفر کاری - فرم شماره T-9.

اعزام کارمندان به سفر کاری - فرم شماره T-9a.

تشویق کارمند - فرم شماره T-11;

تشویق کارکنان - فرم شماره T-11a.

• طبق فرم سفارشات فعالیت اصلی و AHD.بنا به دلایلی برخی از منشی ها و حتی افسران پرسنل فقط آن دسته از دستورات پرسنلی را که طبق فرم های یکپارچه ایجاد می شوند به عنوان دستور پرسنل در نظر می گیرند. دستوراتی که در قالب دستوراتی برای فعالیت اصلی صادر می شوند، آنها هر چیزی را در بهترین حالت - "پرسنل" و گاهی اوقات "برای فعالیت اصلی" می نامند. این امر می تواند منجر به پیامدهای نامطلوب برای سازمان شود.

توجه داشته باشید:تعیین وظایف، تغییر نام خانوادگی، اضافه کاری، تعویق تعطیلات و بسیاری از دستورات دیگر در مورد پرسنل که هیچ فرم واحدی از کمیته آمار دولتی وجود ندارد - اینها هنوز هم دستورات پرسنل هستند! و پرونده باید بر این اساس نامگذاری شود.

سفارشات برای پرسنل، که هیچ فرم واحدی برای آنها وجود ندارد، به همان ترتیبی که سفارشات برای فعالیت های اصلی و AHD تنظیم می شود. متن دستور شامل یک بخش بیانیه (مقدمه) و یک بخش اداری است. دستور پرسنل باید حاوی ارجاع به مبنا باشد (مثال 2).

دستورات مربوط به فعالیت های اداری و اقتصادی

• AHV چیست؟به سختی می توان گفت که چه چیزی در دایره «مسائل اداری و اقتصادی» قرار می گیرد. لیست 2010 دوباره به کمک می آید، یعنی بخش 10 "مسائل اداری و اقتصادی" که شامل بخش های فرعی است:

رعایت مقررات داخلی فعالیت ها؛

بهره برداری از ساختمان ها، اماکن؛

خدمات حمل و نقل، ارتباطات داخلی؛

تامین امنیت سازمان.

بنابراین، سفارشات سازمان با توجه به موارد فوق، سفارشات AHD با ماندگاری 5 سال در نظر گرفته می شود. علاوه بر فهرست 2010، چیزی برای هدایت وجود ندارد: هیچ سند قانونی یا روش شناختی دیگری در مورد کارهای اداری وجود ندارد که حاوی فهرستی از مسائل اداری و اقتصادی باشد.

اگر تفکیک سفارشات پرسنل از بقیه بسیار آسان باشد، در این صورت اغلب با دستورات مربوط به مسائل اداری و اقتصادی مشکلاتی ایجاد می شود. بسیاری از منشی ها مشکل را به طور ریشه ای حل می کنند: آنها به سادگی این سفارشات را به عنوان یک تولید جداگانه جدا نمی کنند و هر چیزی که از نظر پرسنلی نیست به فعالیت اصلی نسبت داده می شود. چنین رویکردی حداقل خطا و نابودی نابهنگام سفارش فعالیت اصلی را که به اشتباه به AHD نسبت داده می شود، از بین می برد. اگر سفارشات زیادی در سازمان وجود نداشته باشد و تصمیم گرفته شود آنها را فقط به مدت 10 سال نگه دارید (چون سازمان منبعی برای تکمیل بایگانی دولتی نیست) این روش حق وجود دارد.

با قضاوت بر اساس فهرست مسائل اداری و اقتصادی ارائه شده در بخش 10 فهرست 2010، شرایط بسیاری وجود دارد که در آن دستور AHD صادر می شود. بنابراین، سفارشات برای AHD می تواند:

دستور پذیرش کارگران / تجهیزات در تأسیسات سازمان (مثال 3)؛

در تعریف مکان برای سیگار کشیدن؛

در مورد انتقال به یک سیستم دسترسی الکترونیکی؛

تعمیر اماکن؛

در مورد سازماندهی خرید مبلمان، تجهیزات اداری، کالاهای خانگی، مواد مصرفی اداری؛

سازمان حمل و نقل اثاثیه، تجهیزات اداری، اسناد هنگام جابجایی؛

سازمان خدمات نظافت (مجتمع یا یکباره)؛

در مورد واگذاری وسایل نقلیه به رانندگان و مسئولان؛

تخصیص وسایل نقلیه برای حل مشکلات مختلف؛

تخصیص شماره تلفن شرکت به کارمندان، تعیین محدودیت برای تماس.

برگزاری جلسات توجیهی در مورد دفاع مدنی و شرایط اضطراری؛

در مورد حفاظت از اشیاء و غیره

ارائه یک لیست جامع، مانند سفارشات برای پرسنل، غیرممکن است.

• AHD یا نه؟ ما از یک برگه تقلب استفاده می کنیم.مثال 3 یک وضعیت معمولی را نشان می دهد:

بیایید این سفارش را طبق چهار معیار اجباری "اجرا کنیم" (نوار کناری "نحوه تعیین سفارش برای AHD: برگه تقلب" را ببینید):

1) مربوط به مدیریت است"انطباق با مقررات داخلی فعالیت ها" (بخش 10.1 لیست 2010)؛

2)LNA سازمان را تایید نمی کند یا تغییراتی در آن ایجاد نمی کند.

3) حاوی راه حل های منابع انسانی نیست.بله، لیستی از کارگرانی که بعد از ساعت کار خواهند آمد را ذکر می کند، اما رفتن به سر کار در روز شنبه با دستور جداگانه ای برای پرسنل صادر شده است که نشان دهنده حق الزحمه و هر رضایت دست نویس است. سفارش ما به سادگی اسامی کارکنانی را که باید از ایست بازرسی عبور کنند فهرست می کند. با چه شرایطی این کار را انجام می دهند، رئیس سرویس امنیتی نگران نیست.

4)حاوی اطلاعات شخصی نیستسمت و نام کامل رئیس سرویس امنیتی تنها به منظور نشان دادن کارمندی که این وظیفه به او سپرده شده است در متن دستور حضور دارند.

بنابراین دستور به AHD (تامین امنیت سازمان) اشاره دارد و یکباره است. "به طور دائم"، و حتی بیشتر از آن برای 50 سال در آرشیو، او هیچ کاری برای انجام دادن ندارد.

ویژگی های طراحی متون سفارشات

• متن دستور از دو بخش تشکیل شده است.متن دستور، مگر اینکه سند بر اساس فرم تایید شده توسط کمیته آمار کشور تنظیم شود، همیشه ساختار مشخصی دارد. به دو بخش تشخیصی و اداری تقسیم می شود. قطعات با کلمه "I ORDER" از یکدیگر جدا می شوند (به مثال های 2 و 3 مراجعه کنید).

• تصمیمات مدیریت به ترتیب شماره گذاری می شوند.در صورتی که تصمیمات به صورت فهرستی تنظیم شود، در این صورت استناد به هیچ یک از نکات سند اداری غیرممکن خواهد بود. به سادگی هیچ امتیازی وجود ندارد. بسته به آنچه که منشی دوست دارد، نقطه، تیک یا علائم دیگری وجود دارد. و اشاره به این نکته نسبتاً دشوار است. برای مقایسه، در اینجا دو گزینه برای طراحی قسمت اداری متن سفارش وجود دارد:

• متن دستور به صورت اول شخص بیان شده است.اغلب، منشی ها از لزوم تدوین یک تصمیم مدیریتی به صورت اول شخص گیج می شوند و از عباراتی مانند: «سفارش می کنم»، «پروژه ای را آماده کرده و برای تأیید به من ارائه می کنم»، «کنترل را محفوظ می دارم» و غیره استفاده می کنند. با این حال، سند اداری صادر شده در شرایط وحدت فرماندهی دقیقاً باید به این ترتیب تنظیم شود. علیرغم این واقعیت که نویسنده متن دستور تقریباً همیشه یک کارمند عادی سازمان است، سند از طرف رئیس صادر می شود، از این رو شکل دستوری اول شخص مفرد است.

چگونه متن سفارش ظاهر خود را تغییر می دهد

منشی هنگام تنظیم دستور باید از همان ابتدا بفهمد که چه نظمی ایجاد می کند. متن سفارش ممکن است بر ظاهر آن و در نتیجه ماندگاری آن تأثیر بگذارد.

• از AHD تا سفارش پرسنل.در بالا، نمونه ای از دستور فعالیت های اداری و اقتصادی (نگاه کنید به مثال 3) در مورد پذیرش کارگران در قلمرو شرکت در ساعات غیر کاری ارائه شد. اکنون با استفاده از همین مثال، نشان خواهیم داد که چگونه با اجرای نادرست، یک سفارش برای ACD به یک سفارش برای پرسنل تبدیل می شود.

برای این کار کافی است تنها یک تصمیم مدیریتی را در متن سند قرار دهید (ضد مثال 1 تا مثال 3).

ضد مثال را می توان تا بی نهایت تشدید کرد: در مورد دستمزدی که کارگران روز شنبه به سر کار می روند بنویسید، رضایت آنها را در اینجا جمع آوری کنید، امضاهای مربوط به آشنایی و غیره را جمع آوری کنید.

• ... و برگشت. وضعیت معکوس نیز می تواند باشد: یک دستور کامل برای پرسنل می تواند به اشتباه با یک وظیفه پذیرش تکمیل شود (ضد مثال 2 تا مثال 3). این هم درست نیست. دو نوع سفارش در اینجا مخلوط می شوند: یکی با مدت پنجاه سال، دیگری با ماندگاری پنج ساله. علاوه بر این، بازرسان ممکن است در مورد مدیریت داده های شخصی کارمندان سوالی داشته باشند: آیا رئیس سرویس امنیتی تعهدی برای عدم افشای داده است، آیا او حق دارد بداند چه کسی و با چه دستمزدی به کار غیرمجاز می رود. روز کاری؟ و برای سهل انگاری در رابطه با داده های شخصی اخیرا جریمه بسیار جدی شده است.
از اول ژانویه 2013، فرم های اسناد حسابداری اولیه موجود در آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه اجباری نیست.